工业集团各部门、各成员企业：

工业集团视频会议系统已向股份公司信息部申请，可独立运行。为了保证视频会议安全、稳定、规范运行，现将视频系统申请情况及使用流程明确如下：

1．视频会议室：工业集团四楼会议室为视频会议室，各成员企业设置相应的视频会议室。

2．会议申请：工业集团视频会议分为四个级别，股份公司视频会为第一等级，工业集团申请视频会为第二等级，各部门申请视频会为第三等级，各成员企业申请视频会为第四等级。

申请视频会议单位应提前三个工作日通过OA系统《视频会议申请表》报工业集团综合部，综合部根据股份公司视频会议系统使用、网络等情况，一个工作日内对申请进行确认，并根据申请级别进行排序，明确系统联调时间后反馈会议申请单位。

3．会议通知：申请会议单位收到综合部会议申请确认反馈后，通过OA系统发布会议通知，通知内容应包含系统联调时间、主会场名称、参会单位、参会人员等。参会单位接到通知后要及时通知本单位视频会议系统管理部门。

4．会议准备：申请会议部门和视频管理员共同组织系统联调并确认联调结果，如申请会议部门需要使用双流（PPT），应自备电脑一并调试。全部调试完毕后参会分会场设备不得做任何移动。

5．会议召开：会议召开前一小时，参会分会场视频管理员应开启设备，保持正常会议状态，召开会议部门应由专人负责随时协助视频管理员检查主会场音效、镜头设置等情况。为避免突发状况发生，会议召开期间参会分会场视频管理员应保证联系畅通。

6．各单位请将本单位视频管理员信息表（详见附件）报工业集团综合部。

联系人：林海彬

联系电话：18056002799

中国铁路物资工业（集团）有限公司

2015年5月20日

附件

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