工业集团各部门：

为加强工业集团公文管理，保证OA办公系统高效、安全运行，充分发挥信息化管理作用，现结合系统实际运行情况，将有关事项通知如下：

一、登录办公原则

1. 各部门要确定一名OA系统公文收发员。因人员配备原因，现暂定工业集团OA系统公文文书为各部门公文收发员，负责各部门公文的收发、传阅。

2. 各部门OA用户必须每天登录系统，及时查阅和处理OA系统中未办理事项，在办公室期间必须保证GKE在线。公文各流转环节停留时间不超过1个工作日（节假日可顺延），超过2个工作日仍未处理导致流程停滞的视为不及时处理。

3. 公文处理人员若出差或休假，应先提前处理完毕相关公文，出差或休假超过三天以上的员工，应实现手机、电脑移动办公或授权本部门其他成员代为办理。

二、收文办理原则

1. 承办部门经办人员根据收文办理单上标注的文件缓急程度，“特急”文件须马上办理，“紧急”文件须当天办理，“普通”文件须在2个工作日内阅办完毕。文件到达承办部门后，承办部门办理完结的期限最迟不能超过8个工作日。

2. 各部门阅办人在阅办文件时均要注明阅办意见，如“已阅”、“同意”、“请XXX阅办”等等。如无注明，将视同“同意”处理。

3. 为了更好地跟踪各个办文环节，承办部门经办人员都应在收文办理单上详细注明办理情况，文件办理完毕后，由部门负责人对办理情况进行确认并签署办结意见。

根据公司领导批示意见，承办部门涉及两个以上部门的，以牵头部门为主，牵头部门应主动与相关部门协商办理，并分别在收文办理单上签署办理意见，办结意见由牵头部门签署。

4. 综合部每日对公文的流转情况进行监督，及时督促停滞流程的处理。每月底前对不及时处理或未处理的部门及责任人进行汇总，并进行相应的考核处罚。

三、发文办理

1. 各部门发出、报送的各类文件（包括发通知、请示、报告、简报、报表、信息等）原则上统一采用OA系统办理。

2. 各部门起草发送各类文件，要对行文内容负责，提交时选准业务模板，严格文件格式，准确使用组织名称，综合部对复核不合格的文件将退回承办部门重新办理。

3. 提交OA系统的文件要一律使用Office2007及以上版本。需要其他单位填报相关内容的电子文档，一律使用附件形式上传，正文中不再使用。

4. 各部门行文必须由部门负责人审核，需要其他部门协同办理的，应加签相关部门审阅，由分管领导会签，总经理或董事长签发。

四、涉密等其他管理

1. 系统用户必须建立个人密钥，填写个人信息，保护好个人登陆密码、电子签名密钥，并定期更换。

2. 各部门要做好电子文档的归档、保管工作，电子公文与纸质公文具有同等效力。如需要对外提供纸质文件，各部门可向综合部按程序申请正式文件。

3. 涉密文件将通过纸质文件进行流转。承办部门经办人员要严格遵守阅文范围和保密规定，不得将密文转借无关人员阅看和带出办公场所，不得自行复印。密文办理完毕后应及时归还公司文书。

4. 各用户平时要备份好工作数据，做好计算机病毒防范工作，采取措施避免系统安全受到危害。若给公司造成损失的，根据损失大小，对责任人进行处罚，情节特别严重的，将交由司法机关处理。

5. 各部门在使用OA系统中如发现问题，请及时与综合部联系，不得因故停办业务。

特此通知。

                  中国铁路物资工业集团有限公司

2014年8月18日